Liikkuvan työn työnantajilla on loputtomasti tarinoita siitä, miten yrityksen kalustoa on käytetty surutta omiin tarkoitusperiin työnantajalle ilmoittamatta. Esimerkiksi firman pakettiautoilla, joista työnantaja on vähentänyt arvonlisäverot, ajellaan jopa kesämökille. Eikä siinä nähdä mitään väärää. Ei, vaikka työnantaja on luovuttanut ajoneuvon työntekijän käyttöön vain ja ainoastaan työtehtäviä varten.

Vuosien saatossa monet työntekijät ovatkin alkaneet pitää pakettiautoaan ja sen ilmaista käyttöä saavutettuna etuna. Näin sekä työntekijä että työnantaja syyllistyvät yhdessä verovilppiin. Työntekijä siksi, että hän tekee sen itse tietoisena siitä, että se on väärin, ja työnantaja siksi, ettei valvo riittävän hyvin mitä työntekijä puuhaa.

Saavutetuista eduista luopuminen kilpailuvaltiksi

Digitalisaatio on tarjonnut edellä mainittuun ongelmaan erilaisia ratkaisuja. On hämmästyttävää, miten hitaasti useimmat yritykset ovat halunneet ottaa uutta tekniikkaa käyttöönsä. Läpinäkyvyyden tuomisen joka tasolle firman sisäiseen toimintaan, ulkoiseen toimintaan ja viranomaisten suuntaan luulisi olevan kaikkien etu. Se tuo yhdenvertaisuutta työpaikoille sekä oikeusturvaa yrityksen ja asiakkaiden välille. Silti monissa yrityksissä vasta odotellaan jatusta liikkuvan työn teknisen valvonnan järjestämisestä.

Tiedossa olevien kokemusten mukaan syitä nihkeään suhtautumiseen liikkuvan työn tekniseen valvontaan ovat muun muassa muutosvastarinta työpaikoilla eli ns. ”kynätuntien” loppuminen sekä yhteistyössä tilaajien edustajien kanssa tehtävien tuntiveivausten vaikeutuminen. Läpinäkyvyys poistaisi korruptiota kaikilta tasoilta.

Kun suunnitteilla olevasta valvontajärjestelmästä kerrottaisiin avoimesti jo aikaisessa vaiheessa, saisi henkilöstö aikaa sulatella asiaa ja ymmärtää taustat. Heti kun yrityksessä nähdään, että järjestelmästä ja sen käytöstä on hyötyä myös yrityksen työntekijöille, alkaa muutosvastarinta laantua. Kun järjestelmä sitten hankitaan, tuntuukin uusi systeemi silloin jo vanhalta tutulta.

Järjestelmän myötä yrityksen parantunut luotettavuus ja tilauskanta tuovat leipää koko yrityksen henkilökunnalle myös jatkossa. Siitä kannattaa olla ylpeä ja levittää tietoa myös työkohteissa asiakkaille. Järjestelmästä kannattaa luoda kilpailuvaltti.

Ratkaisu ongelmaan

Normiputki Oy aloitti liikkuvan työn valvonnan digitalisoimisen vuonna 2003. Yhtiö on ilman minkäänlaisia tuki- ja kannustinrahoja sijoittanut pitkäjänteisesti ison osan tuloksistaan liikkuvan työn työmenetelmien ja siihen sovellettavan digitekniikan kehittämiseen. Yhteistyökumppanina on toiminut jyväskyläläinen Aitio Finland Oy, joka on kehittänyt Hillava-nimisen sovelluksen vastaamaan Normiputki Oy:n ja muiden liikkuvaa työtä tekevien yritysten tarpeisiin.

”Hillava on valmis järjestelmä, mutta olemme halunneet tarjota asiakkaillemme mahdollisuuden vaikuttaa sen ominaisuuksiin. Teemme jatkuvasti laajennuksia vastaamaan suoraan asiakkaidemme tarpeita, mutta toisaalta pidämme huolen siitä, että Hillava on yksi eheä kokonaisuus. Myös integraatiot ovat olennainen osa liikkuvien töiden ratkaisua, jotta tilaus-toimitusketjusta päästään aidosti karsimaan manuaaliset työvaiheet ja automatisoimaan tietojen liikkuminen”, kertoo Aitio Finland Oy:n palvelupäällikkö Mari Niemelä.

Parhaimmillaan hyvä järjestelmä tuo  läpinäkyvyyttä monelle tasolle. Esimerkiksi Hillava tuo asennus- ja huoltoliiketoiminnan työtilanteen visuaalisesti näkyväksi reaaliajassa ja mahdollistaa nopean reagoinnin muuttuvissa tilanteissa. Kentällä on aina käytettävissä ajantasaiset tiedot työn suorittamiseksi riippumatta siitä, onko töissä oma väki vai esimerkiksi aliurakoitsija. Lisäksi Hillava mahdollistaa automaattisen asiakasviestinnän, jolloin vaikkapa töiden tilamuutoksia päästään viestimään automaattisesti ja aktiivisesti työn tilaajan suuntaan.

Tieto siirtyy yhdellä kirjauksella kaikkialle, missä sitä tarvitaan. Ideana on alusta lähtien ollut, ettei mitään erillisiä kenttätoimilaitteita tarvita. Kaiken pitää tapahtua vaivattomasti ilman että asentajille koituu viiveitä omaan työntekoon. Henkilökohtainen puhelin on ainoa asentajan toimilaite. Kerran tallennettua tietoa jatkokäytetään bittimaailmassa, eikä sitä tarvitse enää uudelleen syöttää mihinkään järjestelmään missään vaiheessa. Näin syntyy ennennäkemätön itseohjautuva tehokkuus.

Työntekijän näkökulmasta tämä on moderni tapa tehdä asioita ja tuo selkeää hyötyä. Ei tarvitse raahata papereita mukana tai miettiä kauanko on tehnyt mitäkin laskutettavaa työtä ja milloin, käytetyistä materiaaleista puhumattakaan. Myös työnjohto on tietoinen kunkin työmaan reaaliaikaisesta tilanteesta. Tarvittava tieto välittyy kaikille projektissa mukana oleville tahoille ja tallentuu automaattisesti järjestelmään, jonka ydin sijaitsee huipputurvallisessa tietokonesalissa.

Hillavan järjestelmäarkkitehtuuri mahdollistaa integraatiot muihin tietojärjestelmiin, jotta tiedot liikkuvat järjestelmien välillä ilman manuaalisia työvaiheita. Esimerkiksi tilaukset siirtyvät asiakkaan sähköisistä järjestelmistä työn suorittajan järjestelmään, josta ne töiden valmistuttua palautuvat takaisin asiakkaalle tietojen kera.

Näin se toimii

Esimerkiksi Normiputken asentajan työtilauksen tekeminen etenee käytännössä näin: Asentaja näkee mobiilisovelluksesta hänelle työnjohdon nimeämät työt. Asentaja valitsee työn ja painaa nappia ”Aloita työ” (työajan mittaus alkaa). Hän ajaa kohteeseen, tekee työn ja lisää käytetyt tarvikkeet. Järjestelmä lisää laskulle käytetyn työajan mukaan tunnit ja autolla ajetut kilometrit.

Järjestelmä hinnoittelee kohteessa käytetyn materiaalin ja näin myös lasku on valmis, kun asentaja painaa nappia ”Valmis”. Asiakas on myös saanut koko ajan automaattisia tiedotteita työn etenemisestä sähköpostiin ja/tai puhelimeen. Samalla järjestelmä täyttää asentajan tuntilistan, joka palkkajakson päätyttyä siirtyy automaattisesti palkanlaskentaohjelmaan. Asentajan tarvitsee vain tehdä työt sekä tarkastaa ja kirjata tarvikkeet. Järjestelmä hoitaa kaiken muun. Samalla yrityksen laskutus on koko ajan suoritettujen töiden tasalla, eikä laahaa viikkoja perässä.

Tämän läpinäkyvämpää ei liikkuvasta työstä voi tulla. Myös laskuttajan ja palkanlaskijan keventyneen työtaakan voi käyttää yrityksen muuhun toimintaan.

Rehellisyys maan perii

Jos esimerkiksi Normiputken auto liikkuu ilman että asentaja on avannut mitään työtä, menevät kilometrit automaattisesti asentajan maksettavaksi. Näiltä osin myös arvonlisäverot palautetaan valtiolle. Näin ei synny laitonta autoetua eikä kukaan aja ilmaiseksi yhtiön autoa. Lakia on noudatettu. Kuinka moni firma toimii näin tarkasti lain kirjaimen mukaan?

Normiputkelle tästä on ollut haittaa muun muassa tuntityökilpailuissa. Usein asiakas haksahtaa siihen, että valitaan tuntihinnaltaan edullisin tekijä, joka tulee loppujen lopuksi kalliimmaksi laskutettujen tuntien määrän ollessa olennaisesti todellisuutta suurempi.

”Normiputki valvoo tuntinsa tarkasti eikä tinkivaraa ole, koska velvoitteetkin täytyy hoitaa. Loppulasku on usein kuitenkin edullisempi, kuten eräs merkittävä isännöitsijä asiaa tutkittuaan totesi. Samoin tiedottaminen ja dokumentointi on huippuluokkaa eikä siitä veloiteta erikseen. Kaikki tallentuu: kuka, milloin, missä, miten, mistä ajoi, minne lähti, kuinka kauan kesti ja mitä tarvikkeita meni”, Jari Enckell Normiputkesta toteaa.

Teknisen valvonnan soisi yleistyvän nyt kun välineet ovat olemassa ja ohjelmistotkin ovat lähes sellofaanituotteita. Ainakaan hinnasta ei pitäisi olla kiinni. Toivottavasti asenne läpinäkyvyyttä kohtaan paranee ja johtaa todellisiin tekoihin kaikissa yrityksissä.

Tällainen järjestelmä todentaa tunnit suoritetusta työstä, ajetut kilometrit ja tarvittaessa jopa ajoreitin, sekä kohteeseen käytetyn materiaalin määrän. Asiakkaalle voidaan eritellä hyvin tarkkaan, mistä lasku muodostuu, eikä epäselvyyksiä synny. Asiakkaalle muodostuu dokumenteista kohteen ”sähköinen huoltokirja”.

Lue koko juttu TM Rakennusmaailman lehdestä  12/17.

Verottajan näkökulma

Johtava veroasiantuntija Tero Määttä Verohallinnon henkilöverotusyksiköstä kertoo, että verottajalla ei ole suunnitteilla vaatia yritysten ajoneuvoihin tarkkoja valvontalaitteita, joilla voidaan määritellä ajoneuvon päivittäiset liikkeet veronalaisen etuuden määrittämiseksi. Ajopäiväkirjaa on kuitenkin pidettävä, mikäli firman ajoneuvoa käytetään omiin ajoihin.

Määttä korostaa, että yrityksen auton käyttö omiin ajoihin työaikana tai sen ulkopuolella on yrityksen ja työntekijän välinen asia. Tällaisessa tapauksessa työntekijälle muodostuu kuitenkin verotuksessa auton käytöstä verotettavaa etuutta, josta työnantajan kuuluu toimittaa ennakonpidätystä.

Mikäli ajoneuvoa on käytetty omiin ajoihin ilman työnantajan lupaa, verottaja määrää työnantajalle ennakonpidätyksen, myöhästymismaksun ja veronkorotuksen. Tällöin työntekijää verotetaan edusta jälkijättöisesti, mutta työnantajan kannettavaksi jäävät myöhästymismaksu ja veronkorotus. Tästä yrittäjät eivät arvatenkaan ilahdu.

Lisäksi työnantaja on vähentänyt työajoneuvoista arvonlisäveron, mikä voi olla ristiriidassa sen kanssa, että kulkuneuvoa käytetään yksityisten asioiden hoitamiseen vaikkakin vastoin työnantajan ohjeistusta ja määräyksiä. Lain mukaan tällainen toiminta saattaa vaikuttaa ajoneuvon tyypin mukaan arvonlisäveron vähentämiseen yrityksen verotuksessa.

Liiketoiminnan käyttöön hankitulla pakettiautolla ajetut yksityisajot eivät vaikuta arvonlisäveron vähentämiseen muutoin kuin siten, että yksityiskäyttöön kohdistuviin auton juokseviin kuluihin sisältyvä arvonlisävero ei ole vähennyskelpoista. Sen sijaan työnantajan henkilöautolla ajetut yksityisajot aiheuttavat niiden määrästä riippumatta auton arvonlisäveron vähennysoikeuden epäämisen.

Työntekijälle muodostuu verotettavaa etuutta myös sellaisessa tapauksessa, että firman ajoneuvolla ajetaan päivän viimeisestä työkohteesta kotiin ja seuraavana aamuna suoraan päivän ensimmäiseen työkohteeseen. Verottaja käsittelee etuuden määrän siten, että työkohteesta kotiin ajettava matka on yksityisajoa, mutta matka kotoa päivän ensimmäiseen kohteeseen on työajoa. Ainoastaan päivystävän huoltomiehen kotona olevan ajoneuvon käytöstä päivystystoimintaan ei muodostu veronalaista etuutta.

Liikkuvan työn teknisellä valvontalaitteistolla voidaan todentaa tarkasti ajoneuvon käyttö tarvittaessa myös verottajan suuntaan.