Liikkuvan työn työnantajilla on loputtomasti tarinoita siitä, miten yrityksen kalustoa on käytetty surutta omiin tarkoitusperiin työnantajalle ilmoittamatta. Esimerkiksi firman pakettiautoilla, joista työnantaja on vähentänyt arvonlisäverot, ajellaan jopa kesämökille. Eikä siinä nähdä mitään väärää. Ei, vaikka työnantaja on luovuttanut ajoneuvon työntekijän käyttöön vain ja ainoastaan työtehtäviä varten.

Vuosien saatossa monet työntekijät ovatkin alkaneet pitää pakettiautoaan ja sen ilmaista käyttöä saavutettuna etuna. Näin sekä työntekijä että työnantaja syyllistyvät yhdessä verovilppiin. Työntekijä siksi, että hän tekee sen itse tietoisena siitä, että se on väärin, ja työnantaja siksi, ettei valvo riittävän hyvin mitä työntekijä puuhaa.

Saavutetuista eduista luopuminen kilpailuvaltiksi

Digitalisaatio on tarjonnut edellä mainittuun ongelmaan erilaisia ratkaisuja. Läpinäkyvyyden tuomisen joka tasolle firman sisäiseen toimintaan, ulkoiseen toimintaan ja viranomaisten suuntaan luulisi olevan kaikkien etu. Se tuo yhdenvertaisuutta työpaikoille sekä oikeusturvaa yrityksen ja asiakkaiden välille. Silti monissa yrityksissä vasta odotellaan jatusta liikkuvan työn teknisen valvonnan järjestämisestä.

Tiedossa olevien kokemusten mukaan syitä nihkeään suhtautumiseen liikkuvan työn tekniseen valvontaan ovat muun muassa muutosvastarinta työpaikoilla eli ns. ”kynätuntien” loppuminen sekä yhteistyössä tilaajien edustajien kanssa tehtävien tuntiveivausten vaikeutuminen. Läpinäkyvyys poistaisi korruptiota kaikilta tasoilta.

Kun suunnitteilla olevasta valvontajärjestelmästä kerrottaisiin avoimesti jo aikaisessa vaiheessa, saisi henkilöstö aikaa sulatella asiaa ja ymmärtää taustat. Heti kun yrityksessä nähdään, että järjestelmästä ja sen käytöstä on hyötyä myös yrityksen työntekijöille, alkaa muutosvastarinta laantua. Kun järjestelmä sitten hankitaan, tuntuukin uusi systeemi silloin jo vanhalta tutulta.

Järjestelmän myötä yrityksen parantunut luotettavuus ja tilauskanta tuovat leipää koko yrityksen henkilökunnalle myös jatkossa. Siitä kannattaa olla ylpeä ja levittää tietoa myös työkohteissa asiakkaille. Järjestelmästä kannattaa luoda kilpailuvaltti.

Ratkaisu ongelmaan

Normiputki Oy aloitti liikkuvan työn valvonnan digitalisoimisen vuonna 2003. Yhtiö on ilman minkäänlaisia tuki- ja kannustinrahoja sijoittanut pitkäjänteisesti ison osan tuloksistaan liikkuvan työn työmenetelmien ja siihen sovellettavan digitekniikan kehittämiseen. Yhteistyökumppanina on toiminut jyväskyläläinen Aitio Finland Oy, joka on kehittänyt Hillava-nimisen sovelluksen vastaamaan Normiputki Oy:n ja muiden liikkuvaa työtä tekevien yritysten tarpeisiin.

”Hillava on valmis järjestelmä, mutta olemme halunneet tarjota asiakkaillemme mahdollisuuden vaikuttaa sen ominaisuuksiin. Teemme jatkuvasti laajennuksia vastaamaan suoraan asiakkaidemme tarpeita, mutta toisaalta pidämme huolen siitä, että Hillava on yksi eheä kokonaisuus. Myös integraatiot ovat olennainen osa liikkuvien töiden ratkaisua, jotta tilaus-toimitusketjusta päästään aidosti karsimaan manuaaliset työvaiheet ja automatisoimaan tietojen liikkuminen”, kertoo Aitio Finland Oy:n palvelupäällikkö Mari Niemelä.

Esimerkiksi Normiputken asentajan työtilauksen tekeminen etenee käytännössä näin: Asentaja näkee mobiilisovelluksesta hänelle työnjohdon nimeämät työt. Asentaja valitsee työn ja painaa nappia ”Aloita työ” (työajan mittaus alkaa). Hän ajaa kohteeseen, tekee työn ja lisää käytetyt tarvikkeet. Järjestelmä lisää laskulle käytetyn työajan mukaan tunnit ja autolla ajetut kilometrit.

Järjestelmä hinnoittelee kohteessa käytetyn materiaalin ja näin myös lasku on valmis, kun asentaja painaa nappia ”Valmis”. Asiakas on myös saanut koko ajan automaattisia tiedotteita työn etenemisestä sähköpostiin ja/tai puhelimeen. Samalla järjestelmä täyttää asentajan tuntilistan, joka palkkajakson päätyttyä siirtyy automaattisesti palkanlaskentaohjelmaan. Asentajan tarvitsee vain tehdä työt sekä tarkastaa ja kirjata tarvikkeet. Järjestelmä hoitaa kaiken muun. Samalla yrityksen laskutus on koko ajan suoritettujen töiden tasalla, eikä laahaa viikkoja perässä.

Tämän läpinäkyvämpää ei liikkuvasta työstä voi tulla. Myös laskuttajan ja palkanlaskijan keventyneen työtaakan voi käyttää yrityksen muuhun toimintaan.

Lue koko juttu TM Rakennusmaailman numerosta 1/2018.