Taloyhtiö ja isännöitsijä pitävät yllä osakasluetteloa ja tietoja huoneistoissa asuvista henkilöistä. Tiedot tulee säilyttää lukitussa tilassa. EU:n uusi tietosuoja-asetus tulee voimaan keväällä.

Taloyhtiöiden toiminnassa tietosuojaan liittyvät kysymykset ovat erityisen ajankohtaisia, kun uutta EU:n tietosuoja-asetusta ryhdytään soveltamaan 25.5.2018 alkaen. Tietosuojalailla täydennetään yleistä tietosuoja-asetusta. Asetus koskee lähtökohtaisesti kaikkea henkilötietojen käsittelyä. Taloyhtiöt kuuluvat asetuksen soveltamisalan piiriin henkilötietoja käsitellessään.

”Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä vastaavat siitä, että asukkaiden ja osakkaiden henkilötietojen käsittely on järjestetty asianmukaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että tietoja säilytetään huolellisesti lukitussa tilassa eikä esimerkiksi taloyhtiön kerhohuoneessa”, Kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen kertoo.

Taloyhtiön on mm. tunnistettava, mitä henkilötietoja se toiminnassaan käsittelee sekä varmistettava, että käsittely täyttää lainsäädännön asettamat vaatimukset. Hallituksen jäsenten sekä isännöitsijän on syytä perehtyä uusiin velvoitteisiin.

Uusiin velvoitteisiin perehdyttävä

Henkilötietojen käsittely on taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden normaalia toimintaa. Lakisääteisen osakeluettelon lisäksi taloyhtiöt usein ylläpitävät mm. asukasluetteloa. Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä vastaavat siitä, että asukkaiden sekä osakkaiden henkilötietojen käsittely on järjestetty asianmukaisesti. Taloyhtiön on hyvä harkita, mitä henkilötietoja ja mihin tarkoitukseen se tarvitsee.

”Käytännössä tietosuoja-asetuksen tuomien velvoitteiden hoidosta huolehtii yleensä isännöintiyritys taloyhtiön puolesta osapuolten välisen isännöintisopimuksen perusteella”, Kristel Pynnönen toteaa.

Pynnösen mukaan on tärkeää, että taloyhtiö ja isännöintiyritys sekä mahdolliset muut palveluntarjoajat, kuten huoltoyhtiö, sopivat kirjallisesti siitä, kuinka tietosuoja niiden toiminnassa huomioidaan.

Sosiaalinen media ei ole henkilörekisteri

Jos taloyhtiö käyttää viestinnässään sosiaalista mediaa, kuten Facebookia, ja taloyhtiön hallituksen jäsenet viestivät toisilleen esimerkiksi WhatsApp-sovelluksen välityksellä, kyse ei ole henkilörekisteristä.

”Sosiaalinen media rinnastuu yksityishenkilöinä käytyihin pihakeskusteluihin. Viralliseen taloyhtiön asioiden hoitoon, kuten vaikkapa osakkaan muutostyöilmoituksen jättämiseen, on käytössä muut kanavat”, Kristel Pynnönen sanoo.

Viranomaisten mukaan myöskään porraskäytävän nimitaulu ei muodosta itsenäistä henkilörekisteriä. Osassa kuntia velvoite nimitaulun pitämiseen kiinteistön rappukäytävässä perustuu myös rakennusjärjestyksen määräyksiin eli tietojen käsittelylle on lakisääteinen peruste.